Diagonal Inkasso stellt die Sicherheit der Verarbeitung gemäß Art. 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 25 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO sicher. Im Rahmen eines jährlich durchgeführten Kurzaudits werden die technisch-organisatorischen Maßnahmen durch den Datenschutzbeauftragten überprüft. Bei Bedarf führt der Datenschutzbeauftragte auch häufiger Überprüfungen durch. Das Ermessen über die Notwendigkeit liegt alleine beim Datenschutzbeauftragten. Wenn Zweifel daran bestehen, ob die eingesetzten Systeme nach dem Stand der Technik noch sicher sind, finden Prüfungen auch unterjährig statt. Soweit Änderungen anstehen, welche technische Systeme, Software-Systeme, organisatorisch-technische Maßnahmen oder die IT-Infrastruktur betreffen, ist der Daten-schutzbeauftragte über die geplanten Änderungen frühzeitig zu informieren. Er entscheidet dann über die Notwendigkeit einer Einzelprüfung. Der Datenschutzbeauftragte erstellt Berichte zu den, von ihm durchgeführten Audits sowie Jahresberichte an die Unternehmensleitung.

Insgesamt verpflichtet sich Diagonal Inkasso, hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme, geeignete Maßnahmen zur Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus zu etablieren. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen. Die Einzelheiten werden in einer Übersicht über technisch-organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO niedergelegt. Die Übersicht wird Mandanten der Diagonal Inkasso auf Verlangen zur Verfügung gestellt.

Die Rücksicherung gesicherter Daten ist gemeinhin die Ultima Ratio aller Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit von IT-Systemen. Sie stellt damit auch eine der wichtigsten Komponenten der Datensicherheit dar. Wird eine Datensicherung benötigt und es stellt sich heraus, dass sie nicht brauchbar ist, liegt in aller Regel ein Datenverlust vor, der wahrscheinlich sogar als meldepflichtiger Vorfall anzusehen ist. Aus diesem Grund ist es erforderlich, dass Datensicherungen auch an einem sicheren Ort gelagert werden – üblicherweise außerhalb der Räumlichkeit in denen sich gesicherte Geräte befinden.

Diagonal Inkasso verpflichtet sich daher zur Etablierung eines Datensicherungskonzepts, dass regelmäßig durch den IT- Verantwortlichen auf Aktualität geprüft wird. Der IT-Verantwortliche hat darüber hinaus regelmäßig Rücksicherungstests durchzuführen und diese zu dokumentieren. Die Dokumentation kann üblicherweise in einer Tabelle (Spreadsheet) erfolgen. Im Rahmen einer jährlichen Überprüfung nimmt der Datenschutzbeauftragte die Dokumentation der Rücksicherungstests in Augenschein und hinterfragt die Vorgehensweise hinsichtlich der Datensicherung.

Neben den in der DSGVO aufgeführten Dokumentationen ist durch den IT-Verantwortlichen auch ein Konzept hinsichtlich der Virenüberwachung und ein Backup-Konzept zu führen. Durch den IT-Verantwortlichen erfolgt regelmäßig die Überwachung des Antivirensystems. Soweit diesbezüglich Auffälligkeiten auftreten oder das Aufkommen von Meldungen signifikant zunimmt, hat der IT-Verantwortliche unverzüglich die Geschäftsleitung sowie den Datenschutzbeauftragten zu verständigen. Die Dokumentationen werden im Rahmen des jährlichen oder bei Bedarf auch häufiger durch den Datenschutzbeauftragten durchgeführten Kurzaudits auf Vollständigkeit überprüft.