Du kennst das vielleicht: Die Rechnung wurde pünktlich gestellt, aber der Zahlungseingang bleibt aus. Ein überfälliges Zahlungsziel kann für jedes Unternehmen problematisch werden, es belastet den Cashflow und gefährdet die Liquidität. Doch was tun, wenn der Kunde nicht zahlt? In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, wie du vorgehen kannst, um deine Forderungen erfolgreich einzutreiben, ohne die Kundenbeziehung zu belasten.
1. Freundliche Erinnerung schicken
Der erste Schritt, wenn das Zahlungsziel überschritten wurde, ist eine freundliche Zahlungserinnerung. Es kann durchaus vorkommen, dass der Kunde die Rechnung einfach übersehen hat. In deiner Zahlungserinnerung solltest du den offenen Betrag, das ursprüngliche Zahlungsziel und eine neue Frist angeben. Sei dabei höflich, aber bestimmt.
Tipp:
Ein Anruf kann manchmal mehr bewirken als eine E-Mail oder ein Brief. Der persönliche Kontakt hilft dir, herauszufinden, warum die Zahlung ausgeblieben ist.
2. Mahnung senden
Falls auf deine Zahlungserinnerung hin keine Reaktion erfolgt, ist es an der Zeit, eine formelle Mahnung zu schicken. In der ersten Mahnung solltest du erneut den offenen Betrag sowie das ursprüngliche und das neue Zahlungsziel nennen. Weisen den Kunden auch auf mögliche Verzugszinsen hin, die ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs anfallen können.
Gesetzliche Regelungen:
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen tritt der Zahlungsverzug meist automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, es sei denn, es wurde im Vertrag etwas anderes vereinbart.
3. Weitere Mahnungen und Verzugszinsen
Wenn auch die erste Mahnung erfolglos bleibt, kannst du weitere Mahnungen verschicken. Jede Mahnung sollte im Tonfall etwas deutlicher werden, und du kannst zusätzliche Kosten oder Verzugszinsen in Rechnung stellen, sofern dies rechtlich zulässig ist.
Verzugszinsen:
Die Höhe der Verzugszinsen richtet sich nach dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank (EZB). Für Geschäftsbeziehungen liegt der Verzugszinssatz derzeit bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.
4. Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren einleiten
Wenn der Kunde trotz mehrfacher Mahnungen nicht reagiert, kannst du ein Inkassounternehmen beauftragen oder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Beide Optionen sind effektiv, wenn alle anderen Versuche gescheitert sind.
Gerichtliches Mahnverfahren:
Das gerichtliche Mahnverfahren ist eine kostengünstige Möglichkeit, deinen Anspruch durchzusetzen. Nach Einleitung erhält der Schuldner einen Mahnbescheid. Reagiert er nicht, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen, der die Grundlage für Zwangsvollstreckungsmaßnahmen bildet.
5. Kundenbeziehungen im Blick behalten
Trotz aller Maßnahmen solltest du die Wichtigkeit der Geschäftsbeziehung nicht außer Acht lassen. Ein zu harscher Ton oder rechtliche Schritte könnten die Kundenbeziehung belasten. Wenn der Kunde jedoch regelmäßig in Verzug gerät oder nicht zahlungswillig ist, solltest du konsequent handeln, um dein Unternehmen vor Schaden zu bewahren.
Fazit:
Wenn ein Kunde nicht zahlt, ist es entscheidend, besonnen und professionell vorzugehen. Eine klare Kommunikation, konsequente Mahnverfahren und ein gutes Forderungsmanagement helfen dir, offene Rechnungen erfolgreich einzutreiben. Falls nötig, solltest du rechtliche Schritte wie das gerichtliche Mahnverfahren in Betracht ziehen, immer mit Blick auf den Erhalt der Kundenbeziehung.
Wie Diagonal dich unterstützt:
Bei Diagonal unterstützen wir dich dabei, den Überblick über deine Forderungen zu behalten und offene Rechnungen erfolgreich einzutreiben. Mit unserer Expertise im Bereich Forderungsmanagement, Mahnverfahren und der Einleitung rechtlicher Schritte helfen wir dir, deine Liquidität zu sichern und gleichzeitig die Kundenbeziehungen zu wahren. Zögere nicht, uns zu kontaktieren – gemeinsam finden wir die passende Lösung für deine Situation!
P.S. In unserem YouTube-Video haben wir das Ganze nochmal genauer erklärt ⤵️
Fragen und Antworten
Zerstöre ich mir mit einer formellen Mahnung nicht das mühsam aufgebaute Vertrauensverhältnis zum Kunden?
Ganz im Gegenteil! Professionelles Forderungsmanagement ist ein Zeichen von Business-Reife. Ein Kunde, der deine Leistung schätzt, versteht, dass auch du deine Miete zahlen musst. Der Trick ist der Tonfall: Wir bei Diagonal setzen auf eine Strategie, die mit einer freundlichen Erinnerung startet. So bleibst du verbindlich, ohne die wertvolle Beziehung zu gefährden.
Ab wann befinde ich mich rechtlich im Zahlungsverzug und darf Verzugszinsen berechnen?
Im B2B-Bereich tritt der Verzug meist automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang ein, außer ihr habt im Vertrag etwas anderes vereinbart. Ab dann hast du gesetzlich Anspruch auf Verzugszinsen (aktuell 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz). Mein Tipp: Warte nicht so lange. Eine kurze, nette Erinnerung direkt nach Ablauf des Zahlungsziels wirkt oft Wunder für deinen Cashflow.
Warum sollte ich ein externes Unternehmen wie Diagonal einschalten, statt das Mahnverfahren selbst zu führen?
Damit du den Kopf frei hast für das, was du wirklich liebst! Rechnungen hinterherzulaufen frisst Zeit und nervt emotional. Wenn wir von Diagonal das übernehmen, gewinnst du Fokus zurück. Außerdem zahlen Kunden oft schneller, wenn ein neutraler Dritter im Spiel ist – das nimmt die persönliche Spannung aus der Sache und gibt dem Vorgang direkt mehr Gewicht.
